Kreatywne biura- moda czy realna potrzeba?

Realna potrzeba biur kreatywnych wzięła się z wyników badań socjologów przestrzeni- wiele z nich zostało przeprowadzonych na Oxford University w przeciągu ostatnich 20 lat. Do polski przychodzi to z dużym opóźnieniem jako „moda”- bez zapoznania się z zawartością i znaczeniem tego tematu na większą skalę. Opracowania jasno wskazują, że środowisko pracy ma najważniejszy wpływ na naszą jakość pracy- i tu mam na myśli zarówno relacje w pracy, jak i środowisko przestrzenne, gdzie tą pracę wykonujemy. Na drugim planie znajdują się zarobki, dopiero później- satysfakcja z wykonywanej pracy. Tak to wygląda.
„Kreatywne biuro” to upraszczające określenie- poprawnie zaprojektowane biuro odpowiada na potrzeby wszystkich typów osobowości pracowników i uwzględnia czynnik zmiany tych potrzeb biorąc pod uwagę pewien okres czasu (zarówno jeden dzień, jak i kilka lat). Pracownik może mieć inne potrzeby odnośnie własnego miejsca pracy, gdy wykonuje prace skupioną, inne, gdy wykonuje pracę kreatywną. Multizadaniowość i zakres obowiązków w pracy podlega pewnym modyfikacjom czasowym. Firmy ulegają transformacji, a wraz z nią zmienia się zakres pracy ludzi zatrudnionych.
Takie dobrze zaprojektowane biuro jest elastyczne- może być dostosowane do zmieniających się wymogów. Jest to przyjazna i otwarta przestrzeń dla stałych pracowników na etacie, dla mam na urlopach macierzyńskich oraz dla pracowników pracujących „w terenie”. Takie dobre biuro to temat rzeka- i jest to zawsze rozwiązanie bardzo indywidualne dla każdej organizacji, każda ma swoje specyficzne uwarunkowania i wyjątkową kadrę.

Od czego zaczyna się prace projektowe?

Każda moja współpraca projektowa rozpoczyna się od zbudowania relacji. Zauważenia realnych potrzeb firmy- tych widocznych i komunikowanych, ale także tych, które nie są początkowo zdefiniowane. To zadawanie pytań- poznawanie struktury działania firmy, jej zwyczajów, specyfiki wykonywanej pracy poszczególnych działów oraz celów organizacji tych bliskich, jak i długoterminowych. Rozpoczynam od otwartości i zbierania materiałów (czasem pomocna jest ankieta dla pracowników), później przychodzi czas na analizę zdobytych informacji i wnioski. Wnioski przenoszone są na papier i prezentowane inwestorom. Na tym etapie jest dla mnie bardzo ważne by dostrzegać, co z proponowanych przeze mnie rozwiązań spada na tzw „żyzny grunt”- co kiełkuje, a co się nie przyjmie- to można odczuć przy autentycznym kontakcie z druga osobą. Podczas mojej pracy nauczyłam się modyfikować swoje tzw. „dobre rozwiązania” by z dobrych stały się najbardziej właściwe i pożyteczne. Moim zadaniem jest trafne rozwiązywanie problemów przestrzennych moich wszystkich klientów i na tym najbardziej się skupiam.

Jak dobrać styl wystroju biura do profilu działalności przedsiębiorstwa, tak aby wizerunek wnętrza był jak najbardziej spójny z profilem działalności firmy?

Należy zapoznać się z wartościami prezentowanymi przez daną firmę, produktami lub usługami, które te placówka wdraża oraz profilem klienta, do którego się odnosi. Inaczej trafiamy do klientów produktów luksusowych, inaczej do klientów masowych. Duże znaczenie ma tutaj psychologia koloru- dzięki tej wiedzy można w pewien sposób stymulować odbiorców danego wnętrza.
Nie zawsze istnieje konieczność dobierania odpowiedniego stylu wystroju do profilu placówki, szczególnie wtedy, gdy placówka pełni funkcję https://krdesign.com.pl/wp-content/uploads/2022/01/8_POD-2-1.jpgistracyjno-księgową i klient nie jest bezpośrednio zapraszany do biura. Czasem bardziej istotne jest by przestrzeń biurowa spełniała lepiej swoją funkcję- na przykład w działach sprzedaży i marketingu większą skuteczność ma ustawienie biurek tworzące grupy i podgrupy oraz kreatywne przestrzenie. Takie działy to miejsca bardzo żywe i elastyczne. Ludzie tam pracujący muszą szybko uczyć się nowych technik sprzedaży, ale też korzystać z wzajemnego wsparcia i doświadczeń. Dobrze jest wyjść temu naprzeciw.

Czy wizerunek wewnętrzny biura przekłada się na efekty biznesowe?

To bardzo ważne pytanie. Odpowiedni projekt wnętrza i właściwe dopasowanie układu biura do pełnionej funkcji przekłada się na efekty biznesowe w postaci oszczędności 15 dni pracy w skali każdego roku. Takie efekty możemy uzyskać dzięki właściwej akustyce open-space’ów, podziałowi biura na strefy (relaksu, rozmów telefonicznych, pracy skupionej), doświetleniu biura światłem dziennym. Bardzo ważna jest dostępność wolnych sal konferencyjnych, odpowiednie ustawienie biurek, mobilność i elastyczność mebli i ścianek działowych oraz miejsca sprzyjające rozwojowi i kreatywności… i tak by można wymieniać 🙂
Wykonując zadania służbowe w dogodnych warunkach pracownicy mają optymalną przestrzeń, by bardziej się do swoich zadań przyłożyć. W wygodnych biurach zmniejsza się rotacja osób zatrudnionych i ilość osób na zwolnieniach lekarskich. Dolegliwości wynikające z nieprawidłowej pozycji ciała (niewłaściwe krzesła czy biurka bez regulacji wysokości)- stanowią 30% wszystkich urazów zawodowych, skutkujących zwolnieniami lekarskimi. Analiza firmy PwC pokazała, że wskaźnik nieobecności chorobowej w Polsce układa się na poziomie 5%, a w USA 3-4%. Wysoki poziom nieobecności w pracy wiąże się z kosztami dla każdej organizacji. Właściwe dostosowanie otoczenia i trybu pracy może znacząco podnieść wydajność pracowników każdej większej bądź mniejszej firmy. Z badań World Green Building Council pt. „The Business Case for Green Building” wynika, że dzięki lepszemu oświetleniu można zwiększać produktywność zatrudnionych nawet o 23%! Przy nieodpowiednim oświetleniu szybciej się męczymy i częściej popełniamy błędy.
W 2012 magazyn The Economist sporządził raport oparty na analizie dużych i średnich organizacji, który wskazuje, że liczba godzin pracy zupełnie nie idzie w parze z wydajnością i produktywnością, a tym bardziej nie idzie w parze z twórczym myśleniem. Badania pokazują, że podczas odpoczynku wzrasta myślenie innowacyjne. Szczególnie, gdy weźmiemy jako przykład pobudzanie do aktywności obu półkul mózgowych (jak przy grze w piłkarzyki)- dzięki czemu wzrasta szybkość zapamiętywania, myślenie staje się twórcze i następuje szybsza regeneracja. Na szczęście coraz więcej organizacji ma świadomość, że bez odpowiedniego zregenerowania organizmu nie ma wymarzonych wyników pracy. Dodatkowo, to zupełnie naturalny odruch, u każdego człowieka, gdy coś otrzymujemy to chcemy się świadomie bądź nie -zrewanżować- następuje pewien pozytywny przepływ. W taki sposób działa zorganizowanie dla zatrudnionych wspaniałego wygodnego biura, które odpowiada na wszystkie ich potrzeby.

Jakie są najnowsze trendy w aranżacji biur na świecie, a w jakim punkcie znajduje się obecnie Polska? Czy polskie biura odstają od światowych trendów?

Światowe aranżacje biurowe to lekkość, radosne i naturalne kolory, dużo zieleni, otwarte i zapraszające przestrzenie, przyjazność, miejsca wielofunkcjonalne. Pojawia się coraz więcej biur podobnych do realizacji dla firmy Google, gdzie strefy relaksu i zabawy są równie istotne jak strefy pracy i rozwoju zawodowego. Niestety wschodnia część Europy, głównie ze względu na swoją historię, kroczy nieco w tyle za światowymi i zachodnioeuropejskimi trendami. Jest to wyraźnie widoczne nie tylko w aranżacji przestrzeni biurowych, widzimy to w gospodarce, polityce oraz zachowaniach społecznych. W organizacjach i przedsiębiorstwach duże znaczenie ma mentalność ludzi i samo podejście pracodawcy do pracownika. Na zachodzie zatrudniony jest wartością w firmie i jego długofalową inwestycją, a w Polsce różnie to bywa.
Jestem dobrej myśli, że ta mentalność będzie się w dalszym ciągu zmieniała na lepsze.

W Polsce moda na otwarte przestrzenie biurowe pojawiła już w latach 90-tych. Zdania na ten temat są podzielone. Jedni uważają, że praca w open space’ach zwiększa stres i szkodzi zdrowiu pracowników, inni zaś, że to doskonały sposób na kontrolę zespołu. Jak to naprawdę wygląda?

Ludzie nie potrzebują kontroli tylko lidera, który jest w stanie zainspirować ludzi tak, by każdy człowiek w zespole patrzył w tą samą stronę- w stronę wyznaczonego celu. Niezależnie co tym celem w danej placówce jest. Open-space zbliża do siebie ludzi, łatwiej być częścią projektu kiedy mamy werbalny kontakt z ludźmi z zespołu, a nie, gdy jesteśmy podzieleni ścianami. Wygłuszenie biurek i dobra wykładzina dywanowa w open-space powoduje właściwą akustykę tej przestrzeni, dzięki czemu jest ona bardzo przyjazna dla pracowników i sprzyja podniesieniu jakości pracy. Open space można przepierzyć elastycznymi niewysokimi ściankami akustycznymi na specjalne ruchome strefy. Strefy te mogą się dowolnie przenikać, a ich funkcje wzajemnie uzupełniać. Możemy mieć strefę pracy skupionej, pracy grupowej, strefę pobudzającą kreatywność, strefę rozmów telefonicznych i strefę relaksu bez utraty kontaktu z drugim człowiekiem.
Te wszystkie działania mają wpływ na jakość wykonywanej pracy i zadowolenie osób zatrudnionych, a to z kolei niesie ze sobą przełożenie w postaci sukcesu dla całej organizacji.

Projektowanie wnętrz biurowych
© Karolina Radoń Design