fbpx

ZMIANA FUNKCJONALNOŚCI BIURA

ZMIANA FUNKCJONALNOŚCI BIURA- W JAKI SPOSÓB WDRAŻAĆ ZMIANY

Zdarza się, że ludzie reagują pewnym oporem na to co nowe i nieznane. Każdy z nas radzi sobie z tym tematem inaczej w zależności od swoich struktur. Zwykły pracownik jako cząstka większej machinerii biurowej wielu zmianom chcąc nie chcąc podlega, nie mając na nie żadnego wpływu, niezależnie od swojej na nie gotowości.

Projekt aranżacji biura, który ma na celu usprawnienie ergonomii pracy, ale też podniesienie jej standardu i jakości, to kreatywne zadanie wymagające współpracy architekta z kadrą zarządzającą. Wprowadzenie zmian w tego rodzaju przestrzeni, to dla organizacji duży krok. Jest on szczególnie wymagający dla każdego Office Manager’a, ponieważ wpływ podjętych tam i wtedy decyzji niesie ze sobą duży i bezpośredni wpływ- zarówno na wszystkich pracowników, jak i kondycję firmy jako całości.

Dobrze, gdy podczas takiego ruchu osoby decyzyjne w firmie upewnią się, że wraz ze zmianą wyglądu i funkcjonalności biura następuje zmiana nastawienia jego przyszłych użytkowników. Nawet zwykła informacja, o tym, że taki ruch wpływa korzystnie na produktywność całej korporacji, może optymistycznie nastroić i uspokoić pracowników. Ludzie w taki sposób uruchomieni chętniej podejmują wysiłek otwarcia się na nowe. Naświetlenie pozytywnych aspektów ruchu w stronę nowej aranżacji i uwydatnienie obopólnych korzyści przynosi duże efekty i jest trwałym fundamentem na przyszłość.

Wraz ze zmianą aranżacji podnosi się znacznie standard pracy na szczeblu podstawowym:

więcej miejsca przy stanowisku pracy (większy komfort pracy)

nowsze meble, zaprojektowane by mogły pełnić więcej funkcji (wielofunkcyjność= oszczędność czasu),

wygodniejsze krzesła (zdrowa postawa= lepsze samopoczucie),

praca stojąca lub siedząca (elektryczna zmiana wysokości blatów roboczych= elastyczność rozwiązań),

możliwość pisania na ruchomych tablicach akademickich, ale też ścianach, stołach etc. (większa swoboda i kreatywność, uruchomienie twórczej półkuli mózgowej)

budki telefoniczne (poszanowanie prywatności)

wygodne fotele w strefach relaksu i rekreacji,

stoły do piłkarzyków, stoły bilardowe (aktywne przerwy w pracy, nawiązywanie więzi pracowniczych)

elektroniczne panele dotykowe na ścianach (przyspieszenie pracy i ekologia),

miejsca przeznaczone na „stand up” (podnoszenie kwalifikacji),

Na tym początkowym etapie istotne jest by informować, wdrażać i przygotować pracowników. Zaleca się by włączać przyszłych użytkowników przestrzeni, na ile jest to w danej placówce możliwe, w czynne uczestnictwo w proces projektowo-aranżacyjny. Będąc współautorami przedsięwzięcia stajemy się bardziej świadomi i pojawia się większa odpowiedzialność za wspólną przestrzeń.

Wygląda to niezwykle na przykładach stref publicznych, gdzie mieszkańcy, którzy poproszeni zostali o uczestnictwo w projektowaniu miejsc współdzielonych z innymi finalnie stali się ich opiekunami. Te strefy miejskie wyróżniają się do dziś większą czystością, brak w nich problemów z naruszaniem dóbr wspólnych, czy huligaństwem. Z mojego doświadczenia projektowego jasno wynika, że „współtworzenie” powoduje zwiększenie wspólnotowej odpowiedzialności za dane miejsce.

Istnieje wiele firm otwartych na zmiany. W takich miejscach łatwo wprowadzić spotkanie projektowe, dowiadując się potrzeb poszczególnych działów, i tego co ludzie „czują” na temat nowych mebli i zaproponowanej innej funkcjonalności. Zdarzają się też firmy bardziej strukturalne, hierarchiczne, gdzie Office Manger wychodzi z propozycją zmiany i stara się stworzyć bardziej komfortowe miejsce pracy, a ludzie z większym lub mniejszym entuzjazmem za tym idą. Twórcza i ciekawa sytuacja pojawia się w momencie, gdy Office Manager zna nowe trendy biurowe, ma świadomość wpływu projektowanej przestrzeni na wydajność firmy, chce wprowadzić zmiany aranżacyjne i napotyka na brak entuzjazmu, a nawet opór.

Tutaj należy ustawić się kreatywnie do takiej sytuacji, pamiętać, że napięcie może wynikać z pewnych obaw, braku poczucia bezpieczeństwa i zaufania w proces zmian. Czasami jest to zwykła niewiedza. Wtedy udostępnienie informacji i raportów podkreślających pozytywny wpływ dobrze zaprojektowanej przestrzeni na samopoczucie jej użytkowników bardzo pomaga.

W tym miejscu najczęściej proponuje rozpocząć od ankiety i wstępnego spotkania. Jeżeli uda nam się zachęcić pracowników do uczestnictwa w aranżacji to nie tylko dowiemy się cennych informacji na temat usprawnienia działania biura i poznamy sposób widzenia widziany z szczebla podstawowego, zyskamy również punkt otwarcia, w którym możemy wiele rzeczy zaproponować.

Patrząc jedynie na pracowników biorących udział w procesie zmiany firmy, obserwuję, że taki zabieg buduje w każdym z nich poczucie słuszności i wpływu na losy tejże organizacji. Daje pewne poczucie sprawczości, wspólnego działania dla dobra siebie i innych. To ma swoją piekną kontynuację w poczuciu współodpowiedzialności za miejsce, w którym się pracuje. Wtedy następuje najpiękniejsza metamorfoza, jakiej każda organizacja potrzebuje, gdy „zwykłe biuro” zmienia się w „nasze wspólne biuro”.

autor artykułu:

mgr inż. arch. Karolina Radoń

© 2015 Karolina Radoń Design, wszelkie prawa zastrzeżone

Zobacz również

PRZEBUDOWA DOMU MIESZKALNEGO Złoto i pudrowy róż Przebudowa istniejącego budynku mieszkalnego to nawiązanie do charakteru istniejącego obiektu lub całkowite odbicie od jego istni...
PROJEKTOWANIE WNĘTRZ BIUROWYCH Moje wsparcie w aranżację przestrzeni biurowej to rozpoznanie potrzeb firmy- wszystkich pracowników oraz kadry zarządzającej. Niezależnie czy tworzymy...
TOALETY BIUROWE Toalety pracownicze (biurowe) w parku technologicznym zostały zaprojektowane tak, by jak najbardziej przypominały domową łazienkę. Ciepła koloryst...
INWESTYCJE W ZIEMIĘ Wraz z biurem nieruchomości Justyny Białobrzeskiej- Warsaw Real Estetes- szykujemy plany inwestycyjne dotyczące zakupu i budowy na zakupionym tere...


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

 POBIERZ BEZPŁATNY PORADNIK