fbpx

PRZESTRZENIE BIUROWE- PYTANIA I ODPOWIEDZI

Ze względu na pojawiające się pytania podczas procesu projektowego- szczególnie tych firm, które zainteresowane są wdrażaniem „turkusowego” sposobu myślenia, w organizacjach, przygotowałam serię najczęściej pojawiających się pytań i odpowiedzi (o turkusie w skrócie można przeczytać tutaj).

Co sądzisz o kreatywnych biurach. To moda czy realna potrzeba?

Realna potrzeba biur kreatywnych wzięła się z wyników badań socjologów przestrzeni- wiele z nich zostało przeprowadzonych na Oxford University w przeciągu ostatnich 20 lat. Do polski przychodzi to z dużym opóźnieniem jako „moda”- bez zapoznania się z zawartością i znaczeniem tego tematu na większą skalę. Opracowania jasno wskazują, że środowisko pracy ma najważniejszy wpływ na naszą jakość pracy- i tu mam na myśli zarówno relacje w pracy, jak i środowisko przestrzenne, gdzie tą pracę wykonujemy. Na drugim planie znajdują się zarobki, dopiero później- satysfakcja z wykonywanej pracy. Tak to wygląda.
(na zachodzie satysfakcja z wykonywanej pracy jest jako pierwsza, następnie miejsce pracy, dopiero później zarobki). „Zachodni” są bardziej nastawieni na rozwój, a my na przetrwanie- to bierze się z naszej historii, ale też z sytuacji polityczno-gospodarczej i ekonomicznej, w której znajduje się nasz kraj)
Kreatywne biuro to upraszczające określenie- poprawnie zaprojektowane biuro odpowiada na potrzeby wszystkich typów osobowości pracowników i uwzględnia czynnik zmiany tych potrzeb biorąc pod uwagę pewien okres czasu (zarówno jeden dzień, jak i kilka lat). Pracownik może mieć inne potrzeby odnośnie własnego miejsca pracy, gdy wykonuje prace skupioną, inne, gdy wykonuje pracę kreatywną. Multi-zadaniowość i zakres obowiązków w pracy podlega pewnym modyfikacjom czasowym i to się również zmienia na przestrzeni ostatnich kilku lat. Firmy ulegają transformacji, a wraz z nimi zmienia się zakres pracy ludzi zatrudnionych. Pojawiła się również opcja organizacji turkusowych.
Takie dobrze zaprojektowane biuro jest elastyczne- może być dostosowane do zmieniających się wymogów. Jest to przyjazna i otwarta przestrzeń dla stałych pracowników na etacie, dla mam na urlopach macierzyńskich oraz dla pracowników pracujących „w terenie”. Takie dobre biuro to temat rzeka- i jest to zawsze rozwiązanie bardzo indywidualne dla każdej organizacji, każda ma swoje specyficzne uwarunkowania i wyjątkową kadrę.

Od czego należy zacząć prace projektowe?

Każda moja współpraca projektowa rozpoczyna się od zbudowania relacji. Zauważenia realnych potrzeb firmy- tych widocznych i komunikowanych, ale także tych, które nie są początkowo zdefiniowane. Jest to zadawanie pytań- poznawanie stryktury działania firmy, jej zwyczajów, specyfiki wykonywanej pracy poszczególnych działów oraz celów organizacji tych bliskich, jak i długoterminowych. Rozpoczynam od otwartości, później przychodzi czas na analizę zdobytych informacji i wnioski. Wnioski przenoszone są na papier i prezentowane inwestorom. Na tym etapie jest dla mnie bardzo ważne by dostrzegać, co z proponowanych przeze mnie rozwiązań spada na tzw „żyzny grunt”- co kiełkuje, a co się nie przyjmuje- to można odczuć przy autentycznym kontakcie z druga osobą. Nauczyłam się modyfikować swoje tzw. „dobre rozwiązania” by z dobrych stały się najbardziej właściwe i pożyteczne, by były odpowiedzią na realne potrzeby tu i teraz. Moim zadaniem jest trafne rozwiązywanie problemów przestrzennych moich wszystkich klientów i na tym najbardziej się skupiam.

Jak dobrać styl wystroju biura do profilu działalności przedsiębiorstwa, tak aby wizerunek wnętrza był jak najbardziej spójny z profilem działalności firmy?

Należy zapoznać się z wartościami prezentowanymi przez daną firmę, produktami lub usługami, które te placówka wdraża oraz profilem klienta, do którego się odnosi. Inaczej trafiamy do klientów produktów luksusowych, inaczej do klientów masowych. Duże znaczenie ma tutaj psychologia koloru- dzięki tej wiedzy można w pewien sposób stymulować odbiorców danego wnętrza.
Nie zawsze istnieje konieczność dobierania odpowiedniego stylu wystroju do profilu placówki, szczególnie wtedy, gdy placówka pełni funkcję administracyjno-księgową i klient nie jest bezpośrednio zapraszany do biura. Czasem bardziej istotne jest by przestrzeń biurowa spełniała lepiej swoją funkcję- na przykład w działach sprzedaży i marketingu większą skuteczność ma ustawienie biurek tworzące grupy i podgrupy. Takie działy to miejsca bardzo żywe, kreatywne i elastyczne. Ludzie tam zatrudnieni muszą szybko uczyć się nowszych technik sprzedaży, ale też korzystać z wzajemnego wsparcia i doświadczeń. Dobrze jest wyjść temu naprzeciw.


Czy wizerunek wewnętrzny biura przekłada się na efekty biznesowe?

Odpowiedni projekt wnętrza i właściwe dopasowanie układu biura do pełnionej funkcji przekłada się na efekty biznesowe w postaci oszczędności 15 dni pracy w skali każdego roku (jeżeli bierzemy pod uwagę jedynie samą ergonomię). Takie efekty możemy uzyskać dzięki właściwej akustyce open-space’ów, podziałowi biura na strefy (rekalsu, rozmów telefonicznych, pracy skupionej), doświetleniu biura światłem dziennym, łatwiejszej dostępności wolnych sal konferencyjnych, odpowiedniemu ustawieniu biurek, mobilności i elastyczności mebli i ścianek działowych oraz miejscach sprzyjających rozwojowi i kreatywności… i tak by można wymieniać 🙂 Wykonując zadania służbowe w dogodnych warunkach pracownicy mają optymalną przestrzeń, by bardziej się do swoich zadań przyłożyć. W wygodnych biurach zmniejsza się rotacja osób zatrudnionych i ilość osób na zwolnieniach lekarskich. Dolegliwości wynikające z nieprawidłowej pozycji ciała (niewłaściwe krzesła czy biurka bez regulacji wysokości)- stanowią 30% wszystkich urazów zawodowych, skutkujących zwolnieniami lekarskimi. Analiza firmy PwC pokazała, że wskaźnik nieobecności chorobowej w Polsce układa się na poziomie 5%, a w USA 3-4%. Wysoki poziom nieobecności w pracy wiąże się z kosztami dla każdej organizacji. Właściwe dostosowanie otoczenia i trybu pracy może znacząco podnieść wydajność pracowników każdej większej bądź mniejszej firmy. Z badań World Green Building Council pt. „The Business Case for Green Building” wynika, że dzięki lepszemu oświetleniu można zwiększać produktywność zatrudnionych nawet o 23%! Przy nieodpowiednim oświetleniu szybciej się męczymy i częściej popełniamy błędy.
W 2012 magazyn The Economist sporządził raport oparty na analizie dużych i średnich organizacji, który wskazuje, że liczba godzin pracy zupełnie nie idzie w parze z wydajnością i produktywnością, a tym bardziej nie idzie w parze z twórczym myśleniem. Badania pokazują, że podczas odpoczynku wzrasta myślenie innowacyjne. Szczególnie, gdy weźmiemy jako przykład pobudzanie do aktywności obu półkul mózgowych (jak przy grze w piłkarzyki)- dzięki czemu wzrasta szybkość zapamiętywania, pojawia się myślenie innowacyjne i następuje szybka regeneracja.

Jakie są najnowsze trendy w aranżacji biur na świecie, a w jakim punkcie znajduje się obecnie Polska? Czy polskie biura odstają od światowych trendów?

Światowe aranżacje biurowe to lekkość, radosne i naturalne kolory, dużo zieleni, otwarte i zapraszające przestrzenie, przyjazność, miejsca wielofunkcyjne. Pojawia się coraz więcej biur podobnych do realizacji dla oddziałów firmy Google, gdzie strefy relaksu i zabawy są równie istotne jak strefy pracy i rozwoju zawodowego. Niestety wschodnia część Europy, głównie ze względu na swoją historię, kroczy nieco w tyle za światowymi i zachodnioeuropejskimi trendami. Jest to wyraźnie widoczne nie tylko w aranżacji przestrzeni biurowych, widzimy to w gospodarce, polityce oraz zachowaniach społecznych. W organizacjach i przedsiębiorstwach duże znaczenie ma mentalność ludzi i samo podejście pracodawcy do pracownika. Na zachodzie zatrudniony jest wartością w firmie i jego długofalową inwestycją, a w Polsce różnie to bywa.
Jestem dobrej myśli, że ta mentalność będzie się w dalszym ciągu zmieniała na lepsze.

W Polsce moda na przestrzenie biurowe typu open space pojawiła już w latach 90-tych. Zdania na ten temat są podzielone. Jedni uważają, że praca w open space’ach zwiększa stres i szkodzi zdrowiu pracowników, inni zaś, że to doskonały sposób na kontrolę zespołu. Jakie jest Twoje zdanie na ten temat?

Ludzie nie potrzebują kontroli tylko lidera, który jest w stanie sprawić by każdy człowiek w zespole patrzył w tą samą stronę- w stronę wyznaczonego celu. Niezależnie co tym celem w danej placówce jest. Open-space zbliża do siebie ludzi, łatwiej być częścią projektu kiedy mamy werbalny kontakt z ludźmi z zespołu, a nie, gdy jesteśmy podzieleni ścianami. Open space można przepierzyć elastycznymi niewysokimi ściankami akustycznymi na specjalne ruchome strefy. Strefy te mogą się dowolnie przenikać, a ich funkcje wzajemnie uzupełniać. Możemy mieć strefę pracy skupionej, pracy grupowej, strefę pobudzającą kreatywność, strefę rozmów telefonicznych i strefę relaksu.
Wygłuszenie biurek i dobra wykładzina dywanowa w open-space powoduje właściwą akustykę tej przestrzeni, dzięki czemu jest ona bardzo przyjazna dla pracowników i sprzyja podniesieniu jakości pracy. Ma to wpływ na zadowolenie zatrudnionych, a to z kolei niesie ze sobą przełożenie w postaci sukcesu dla całej organizacji.

Jak zmieni się według Ciebie projektowanie w przyszłości?

Projektowanie i podejście do tego zagadnienia zmienia się równie szybko, jak zmieniają się modele telefonów. Mamy bardziej wydajne komputery, lepsze programy graficzne i inżynieryjne, coraz nowocześniejszy sprzęt (chociażby drony, które wykonują dla nas zdjęcia działek i obiektów budowlanych). Dostęp do wiedzy i zasobów jest ogromny- z wielu elementów podczas tworzenia wizualizacji 3D czy szykowania projektów budowlanych wykonuje się z gotowych elementów podkładowych (modeli czy detali podszykowanych przez firmy branżowe). To wszystko uległo wielkiemu uproszczeniu, uproszczeniu również uległa rola architektury- ma być przede wszystkim bardzo funkcjonalna, ekologiczna, wielofunkcyjna i najlepiej tanio prefabrykowana- z tym ostatnim jest najtrudniej;) ponieważ nie wszystko można zbudować z gotowych elementów. To, że stawia się duży nacisk na energooszczędność budynku jest wynikiem realnej potrzeby zmieniających się czasów, podnoszone są kwestie magazynowania energii i ochrony naszej planety. To wszystko jest bardzo ważne.

 

Projektowanie obiektów budowlanych i wnętrz
© Karolina Radoń

 



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *


POBIERZ BEZPŁATNY PORADNIK